¡Buenas a todos! Hoy, desde Nersa S.L. Asesores de empresas en Sevilla, te hablamos del plazo de conservación de la documentación de tu empresa. Días, meses o años, ¿Cuánto tiempo debo guardar la documentación empresarial?
Según el tipo de documento del que hablemos tendremos unos plazos de prescripción u otros. Cualquier empresa tiene una gestión documental, se crean cientos de documentos diferentes al mes, desde, facturas, contratos o nóminas. ¡Nosotros te contamos cuáles son sus plazos de conservación!
Estos plazos de conservación de la documentación empresarial son regulados por diferentes entidades y normativas. Por ejemplo, de cuánto tiempo conservar los datos personales, los documentos relativos a bajas, nóminas o préstamos e incluso te hablaremos de las garantías. Todos ellos son documentos importantes para tu actividad comercial y requieren de una protección de datos.
Plazo de conservación de la documentación de la empresa según el código de comercio
El código de comercio establece una conservación obligatoria de 6 años de la documentación jurídica tal como los libros obligatorios y los no obligatorios, documentación y justificantes de las anotaciones registradas. Estos son los que debemos conservar por 6 años:
- Documentación y Justificantes: facturas emitidas, facturas recibidas, tickets, documentos bancarios, etc.
- Libros obligatorios: diario, inventario, cuentas anuales, libro de actas y el registro de acciones nominativas y de socios.
- Libros no obligatorios: mayor, registros del IVA, etc.
Recomendaciones de plazos de conservación
Estos documentos no tienen un plazo específico regulado por la ley, como si los quieres conservar por 15 años, pero el código de comercio recomienda guardar por:
- Préstamos: Hasta que sean devueltos.
- Garantías: Hasta que se haya cancelado.
- Bienes de inversión: Hasta que se haya cumplido el plazo de regulación del IVA.
- Bases imponibles negativas: hasta pasados 4 años desde su compensación.
La documentación a guardar debe ser original, no se admiten copias. Además, se pueden conservar tanto en papel como en formato electrónico, siempre y cuando tengamos su garantía de derechos digitales y este sistema funcione correctamente.
Plazo de conservación de la documentación de la empresa según la normativa tributaria
La Ley General Tributaria marca un plazo de cuatro años para guardar los archivos, comenzando desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto. Si hablamos de un producto, debemos guardar su factura en un plazo de 4 años después de su amortización. Por ejemplo, si he comprado un ordenador y lo voy a amortizar en 6 años, tendré que conservar su factura de compra 10 años.
Para la comprobación de las bases y las deducciones hablamos de 10 años. Para aquellos ejercicios donde haya habido actividad de la empresa y se haya disfrutado de tales incentivos.
Plazo de conservación de la documentación de la empresa según el Real Decreto Legislativo 5/2000
Las infracciones y sanciones tienen otro plazo impuesto por el Real Decreto. Sería de tres años para las infracciones laborales y de cinco años para las infracciones con la seguridad social. Se debe conservar bajas, justificantes de pagos salariales, contratos de trabajo o registros de jornada laboral.
Plazo de conservación de la documentación de la empresa según el Real Decreto 304/2014
Este plazo corresponde a la documentación referida a la compraventa minorista de las personas que trabajen con joyas, piedras o metales preciosos, así como con antigüedades. Estos están obligados a conservar los documentos en plazo de 10 años.
Plazo de conservación de la documentación de la empresa según el Reglamento General de Protección de Datos
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no indica un plazo de conservación de forma expresa, no tenemos una ley orgánica de conservación de los datos personales, sino que, estos datos deberán ser cancelados si la finalidad con la que fueron recogidos se ha cumplido y no pesa ninguna obligación pendiente para el afectado. Aunque el reglamento general de la conservación de los datos personales La limitación de los plazos de conservación de los datos personales pueden variar. Por ejemplo:
- Expedientes generados por un abogado o procurador: Al menos durante 5 años.
- Los expedientes de mediación en asuntos civiles y mercantiles: Como mínimo 4 meses
- Las imágenes/sonidos captados por los sistemas de videovigilancia: Plazo máximo de 1 mes desde su captación.
- Los informes de investigación: Al menos durante 3 años.
¡Fin por hoy! Esperamos que te sirva de ayuda este post, si tienes más dudas o quieres asesorarte, no dudes en contactar con nosotros, ¡Estamos aquí para ti! Muchas gracias por tu atención, ¡hasta la próxima!
