¡Hola a todos! Hoy en el blog de Nersa Asesores, asesoría fiscal y laboral en Sevilla, te contamos todo lo que debes saber sobre las facturas proforma, qué son y como hacerlas. Sigue leyendo para no perderte nada.
Las operaciones de venta son un procedimiento complejo, que lleva detrás negociaciones y acuerdos entre las partes. En muchas ocasiones se hace necesaria información pertinente sobre en qué va a consistir la operación comercial para que el cliente de el paso y se anime a efectuar la compra. Aquí entran en juego las facturas proforma.
Las facturas proforma
La factura proforma es un documento borrador que se entrega al cliente y donde se incluye toda la información sobre una futura operación comercial, es decir, las condiciones de la operación. Por tanto se trata de una factura informativa, sin validez legal a efectos contables y fiscales. Lo que si es cierto es que, si surge algún problema con un cliente, la factura proforma tiene validez jurídica e indica que ha habido indicios de actividad.
Al igual que en las facturas definitivas, en las proforma se debe incluir el precio, una base y los impuestos que correspondan con la actividad. Es lo que haríamos con un presupuesto, pero cabe aclarar que no son lo mismo.
Es importante saber que la factura proforma no formará parte de la contabilidad de la empresa.
¿Qué información contiene la factura proforma?
- Encabezado, donde se aclara que es una factura proforma y no una ordinaria.
- Fecha de emisión de la factura.
- Datos del vendedor que emite la factura, así como los datos del cliente. Nombre, nombre del domicilio, Número de Identificación Fiscal (NIF), número de identificación intracomunitaria, datos de contacto, etc.
- Información detallada y descripción de los productos o servicios que se ofrece, así como su precio y otros costes que se incluyan.
- Impuestos aplicables como el IVA e IRPF, que una vez emitida la factura oficial, deberán declarar ante Hacienda.
En resumen, toda la información que sea necesaria para el cliente sepa en qué va a consistir la operación comercial que se presente.
Supuestos de la factura proforma
El envío de esta factura no es obligatorio, pero si que es bastante habitual, sobre todo en las operaciones exteriores de comercio internacional, de cara a la acreditación de los costes aduaneros o de los requisitos previos al despacho de aduanas.
La factura proforma se elabora en los siguientes casos:
- Para el envío de ofertas comerciales entre vendedor y comprador.
- Para detallar los términos en que se va a realizar la operación comercial.
- Para acreditar una operación pendiente de realización, en la que está pendiente la recepción y el cobro del producto.
Diferencia entre factura pro forma y presupuesto
Como mencionábamos antes, es muy común confundir este tipo de facturas con la elaboración de un presupuesto, ya que ambos documentos informan al usuario del coste que va a suponer llevar a cabo esa operación.
La diferencia es que la factura proforma se elabora cuando la relación con el cliente está mas asentada, mientras que el presupuesto es un primer documento informativo que el cliente puede aceptar o rechazar. La factura proforma tiene validez jurídica y sirve para acreditar un indicio de actividad, mientras que el presupuesto no tiene validez a efectos legales.
Cómo se elaboran las facturas proforma
Te contamos paso a paso como hacer una factura proforma de manera fácil y sencilla:
- El primer paso será la elaboración del encabezado, donde se aclara que el documento se trata de una factura proforma. Esto debe ser bien visible para evitar confusiones.
- Es necesario que pongamos la fecha de emisión de la factura, para que el cliente no se confunda si tiene más de una factura proforma.
- Se debe añadir los datos fiscales del emisor y del cliente.
- Añadir también los productos y el precio unitario de estos.
- Por último, añadir los importes totales, para informar al cliente sobre cuál será el importe total de la operación teniendo en cuenta el precio y los impuestos aplicables.
Y con esto hemos terminado el artículo de hoy, esperamos que te sirva de ayuda y que hayas aprendido todo sobre las facturas proforma. Sigue de cerca nuestro blog para no perderte las últimas noticias. ¡Hasta pronto!